5 Komponentit tehokkaille sisäisille ohjauksille

Sisäinen valvonta määritellään prosessiksi, jolla pyritään estämään petoksia, turvaamaan yrityksen resursseja ja varmistamaan lakien ja asetusten noudattaminen. Sisäiset valvontatoimet ovat tehokkaita vain, jos ne määräytyvät lääketieteellisen toimiston erityistarpeiden mukaan, toteutetaan, valvotaan ja mitataan sen varmistamiseksi, että ne toimivat suunnitellusti.

Lääketieteellisen toimiston on otettava ennakoivasti huomioon työntekijöiden väärinkäytökset ja havaittava sisäinen valvonta. Ennaltaehkäisy ja havaitseminen ovat erittäin tärkeitä kaikissa sisäisen valvonnan prosesseissa minimoimalla tietty riskitaso.

1

Palkkauskäytännöt

Parhaan lääketieteellisen toimiston henkilökunnan palkkaaminen on tehokas tapa vahvistaa sisäistä valvontaa. Henkilöstön palkkaaminen, joka on pätevä, luotettava ja luotettava perusteellisesti esiselvittämällä ehdokkaita, on vain hyvää liiketoimintaa. Taustatarkastukset ja viitetarkastukset ovat helppoja keinoja poistaa huonoja omenoita ja estää tiettyjä ihmisiä hakemasta työtä.

Vaikka aiemmat työnantajat eivät saa antaa muita tietoja kuin työllisyystilanne ja oikeutensa rehireihin, voit pyytää, että hakijat toimittavat aiempien valvojien tai työtovereiden yhteystiedot saadakseen tarkempia tietoja. Taustatarkastukset, mukaan lukien luottotarkastukset, tarjoavat myös tietoja hakijan henkilökohtaisesta historiasta.

2

Tehtävien erottaminen

Tehtävien erottaminen estää yhtä työntekijää ottamasta vastuuta useista rahoituksen käsittelyyn liittyvistä liiketoimista. Aina, kun työntekijän on käsiteltävä rahaa, on oltava yksi henkilö, joka valtuuttaa tietyt liiketoiminnot, toinen käsittelystä vastaava henkilö ja toinen sovittelua ja kirjanpitoa varten. Näin varmistetaan, että kukaan ei voi suorittaa mitään tehtävää, jota toinen henkilö ei havaitse tai tarkistanut.

Tehtävien erottaminen vaikeuttaa kaikkien rahamäärien menettämistä riippumatta siitä, onko se etupäässä tai lääketieteellisen toimiston hallinnollisella tasolla. Kun työntekijät tietävät, että jokainen prosessi seurataan ja seurataan, se kannustaa tarkkuuteen ja rehellisyyteen tehtävien suorittamisessa.

3

Dokumentointi

Jokaisella rahoitustapahtumalla tulisi olla paperirata. Dokumentointi ei ole pelkästään toimien kirjoittamisen tai dokumentoinnin käytäntö, vaan myös kaikkien taloudellisten asiakirjojen, kuten laskujen ja maksumäärärahojen, kopioiden pitäminen. Työntekijöille olisi ilmoitettava, ettei se koskaan suorita suulliseen pyyntöön perustuvaa liiketointa.

Voimassa olevat asiakirjat sisältävät virallisia lääketieteellisen toimiston lomakkeita, kirjelomakkeita tai laskuja, ja ne olisi tarvittaessa annettava allekirjoituksella. Tarkastuksissa on aina oltava lasku, samoin kuin palautukset, rahansiirrot tai maksutapahtumat. Käteinen pitäisi hyväksyä, ei koskaan luovuteta, ellei potilaan muutos palautu. Käteislaatikon täsmäytys olisi myös dokumentoitava jokaisen muutoksen alussa ja lopussa.

4

Fyysiset ja elektroniset suojaukset

Tallelokeroiden, hälytysjärjestelmien, kameroiden ja lukkojen käyttö voi auttaa lääketieteellistä toimistoa tietojen, varaston, varojen ja rahan turvaamisessa.

1. Säilytä kaikki käteislaatikot, sekit ja kuitit, jotka on lukittu turvalliseen lääketieteellisen toimiston henkilökunnan pääsyyn. Yhdistelmiä on vaihdettava säännöllisesti.

2. Onko hälytysjärjestelmissä käytössä tuntikausia ja toimintapäiviä.

3. Kamerat voidaan sijoittaa jokaiselle sisäänkäynnille ja uloskäynnille, vastaanottoalustalle ja suunnata turvaan.

4. Pidä ovet syöttöhuoneeseen ja / tai apteekkikoteloon aina lukittuna ja sallia vain tietyille alueille pääsy tarvittaessa.

Sähköisiä suojakeinoja ovat salasanojen käyttö ja vain valtuutettujen henkilöiden pääsyn rajoittaminen.

5

Seurantatoimet

Kaikki sisäisen valvonnan prosessit olisivat epätäydellisiä ilman tapaa seurata toimintaa. Sisäisen valvonnan seuranta sisältää päivittäisten toimintojen tarkistamisen, jotta prosessit toimivat oikein.

1. Käteisvarojen sovittelu

2. Tilin tai kartan tilintarkastus

3. Tarkastus vertaamalla raportteja

4. Säännölliset varaston tarkastukset

Kaikkien prosessien tarkka seuranta on välttämätöntä, mutta ennen kaikkea lääketieteellisen toimiston johtajan on:

1. Luodaan säännöt ja tavoitteet

2. Ilmoita heille kaikille työntekijöille

3. Anna palautetta säännöllisesti