5 Tärkeät etupaneelin toiminnot

Lääketieteellisen toimiston vastaanotto voi olla hyvin kiireinen paikka. Vastaanoton henkilökunta on välttämätön lääketieteellisen toimiston sujuvan toiminnan kannalta. Vastaanoton henkilökunta koostuu yleensä vastaanottovirkailijoista ja / tai lääketieteellisistä avustajista ja lääketieteellisen toimiston koosta riippuen yksi henkilö voi olla molemmat. Kliiniset tehtävät poissa, vastaanotossa on viisi hallinnollista tehtävää:

1. Tervehdyspotilaat
2. Puhelimen vastaaminen ja hallinta
3. Aikataulujen määrittäminen
4. Interoffice-viestintä
5. Ulkoinen kirjeenvaihto

1

Tervehdyspotilaat

Potilaiden tervehdys ei koske vain sitä, mitä sanot, vaan myös siitä, miten suhtaudut potilaisiin. Vastaanotto on vastuussa siitä, että potilaat tuntevat olonsa tervetulleiksi.

Vastaanotto on ensimmäinen vaikutelma, jonka potilas saa lääketieteellisen käytännön kutsun tai vierailun yhteydessä. On tärkeää, että vastaanotossa on poikkeuksellinen asiakaspalvelu ja että se on positiivinen esitys lääketieteellisestä käytännöstä.

Seuraavassa on muita tapoja tervehdyttää potilaita:

• Vastaa puhelimeen pitäen samalla kohteliasta ja johdonmukaista tavalla oikeaa puhelinetikettiä
• Pitää vastaanottoalueen puhtaana ja järjestettynä
• Rekisteröi uudet potilaat ja päivittää olemassa olevat potilasdemografiset tiedot keräämällä potilaan yksityiskohtaiset potilastiedot, mukaan lukien henkilökohtaiset ja taloudelliset tiedot
• Helpottaa potilaiden virtausta ilmoittamalla potilaille potilaan saapumisesta, tietäen viivästyksistä ja kommunikoimalla potilaiden ja kliinisen henkilökunnan kanssa
• Vastaa potilaiden, potilaiden ja vierailijoiden tiedusteluun kohteliaasti

2

Hallitsee puhelinta

Vaikka puhelimeen vastataan kohteliaasti ja johdonmukaisesti, se on osa tervehdyspotilaita, mutta se ei ole ainoa velvollisuus vastaanoton puhelinvastuille. Vastaanottaja on vastuussa kaikkien saapuvien puheluiden vastaanottamisesta ja myös lähtevien puheluiden asettamisesta tarvittaessa.

• Saapuvat puhelut: Saapuvat puhelut koostuvat potilaspuheluista, telemarkkinoijista, farmaseuttisista vastauksista, muista lääkäreistä ja paljon muuta. Vastaanotossa on käytettävä oikeaa puhelimen etikettiä, kun hallitaan puhelimia käyttäen näitä kommunikaatiotaitoja: olla aktiivinen kuuntelija, hyvä puhelintapa, näytön puhelut, tahdikkuus, kysymysten esittäminen ja luottamuksellisuuden ylläpitäminen.
• Lähtevät puhelut: Joskus vastaanotto saattaa joutua lähettämään lähtevät puhelut keskustelemaan potilaan tapaamisesta, tekemään ulkopuolisia tapaamisia tai viittauksia tai tilaamaan tarvikkeita. Lääketieteellisen toimiston edustajana on yhtä tärkeää käyttää asianmukaista puhelinetikettiä.

3

Aikataulujen määrittäminen

Tehokas ajoitus on tarpeen potilaan erinomaisen kokemuksen ja potilaan sujuvan virtauksen aikaansaamiseksi. Useimmat lääketieteelliset toimistot käyttävät ajoitusohjelmaa, joka tekee aikataulujen nimittämisestä helppoa ja helppoa.Vastaanottopaikan on kuitenkin voitava täyttää peruutukset tai ei-näytöt ja tulla tehokkaaksi tiedottamalla aikataulun muutoksista potilaille ja lääkäreille.

4

Interoffice-viestintä

Lääketieteellisen toimiston vastaanotto on kuin viestintäkeskus. Useimmat interoffice-viestinnät käyvät läpi etupaneelin, erityisesti kun siihen liittyy potilaaseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä.

Tiedottaminen tehokkaimmin selkeästä ja tiivistä tietoa on ratkaisevan tärkeää. Olitpa muistiossa, kirjallisessa viestinnässä, sisäisen toimiston sähköpostin, yhden vuorovaikutuksen kautta tai ryhmässä, on tärkeää pysyä käsillä olevassa aihealueessa ja olla hälinää.

Joitakin tehokkaita interoffice-viestintää varten tarvittavia perustaitoja ovat:

• Puhelin etiketti
• Asiakaspalvelu
• Sana- ja Excel-ohjelmat
• Ajanhallinta
• Organisaation taidot

5

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen viestintä sisältää mahdollisuuden kommunikoida myyjien, muiden lääkäreiden käytäntöjen, vakuutusyhtiöiden ja muiden yritysten kanssa. Tämä saattaa vaatia lähtevien puheluiden soittamista, kirjoittamalla ammattimaisia ​​kirjeitä, faksaamalla ja lähettämällä kirjeitä.

Tieto toimisto-menettelyistä, jotka yleensä saadaan todistuksesta tai Associates-tutkinnosta liiketoimintaohjelmassa, mukaan lukien hallintoprosessit ja -menettelyt, korvausten käsittely, potilaskaavion laatiminen ja tietokoneen perustiedot. Hallinnollisen avun perustaidot ja toimistotarvikkeiden asianmukainen käyttö ovat tärkeitä toimiston menestyksen kannalta.