Sähköposti Netiquette-ohjeet

Sähköinen viestintä on tulossa yhä suositumpi kuin puhelut, "etanapostit" ja jopa joissakin tapauksissa kasvotusten tapaaminen. Kaikissa ammattiympäristöissä, mukaan lukien lääketieteellinen toimisto, on tärkeää pohtia useita asioita, kun lähetät sähköpostiviestejä työtovereille, potilaille, lääkärille, sairaaloille, myyjille tai muille ammattilaisille.

Ihmiset viettävät suuren osan päivänsä avaamisesta ja lukemisesta. Arvokasta aikaa ei pitäisi hukata tehottomiin ja merkityksettömiin sähköposteihin. Saman ammattitaidon, jota käytät puhelimessa, postin kirjeenvaihdossa tai kasvotusten yhteydessä, tulisi myös ilmoittaa sähköpostitse. Muista aina, että sähköpostiviesti on viestintämuoto ja tapa, jolla vastaanotin tulkitsee viestin on ainoa asia, joka on tärkeää.

Ennen sähköpostin luomista ja lähettämistä, kysy itseltäsi useita kysymyksiä.

• Onko sähköpostilla paras viestintäväline lähetettäviäni tietoja varten?
• Onko ammattilainen?
• Onko se HIPAA-yhteensopiva?
• Onko se tarkasti edustaa minua ja lääketieteellistä toimistoa?

Sähköposti etiketti sääntö # 1

Tehdä mieti viestisi sisältöä ennen kuin painat LÄHETTÄÄ. Varmista, että sähköposti on sopiva viestintämuoto viestisi sijaan puhelun tai kokouksen sijasta. Muista, että sisällön tulee kuvastaa lääketieteellisen toimiston odotettua kuvaa ja ammattitaitoa.

älä lähettää, välittää tai vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin, jotka sisältävät räikeitä, loukkaavia, loukkaavia, loukkaavia, rasistisia tai seksuaalisia ominaisuuksia. Seuraamukset voivat olla vakavia sinulle ja lääketieteelliselle toimistolle.

Sähköposti etiketti sääntö # 2

Tehdä käytä oikeaa kielioppia, välimerkkejä ja oikeinkirjoitusta. Viestisi on jälleen kerran lääketieteellisen toimistonne pohdinta. Varmista myös, että pidät viestin tiiviissä ja käytät viestisi oikeaa asettelua, joka helpottaa lukemista. Korjaa sähköpostisi ennen kuin osaat LÄHETTÄÄ.

älä käytä ALL CAPS -ohjelmaa, koska sitä pidetään huutavana tai huutamassa verkossa. Käyttää rohkea tai kursivointi korostamaan sanaa tai ilmausta. Vältä myös erittäin hienojen tai outojen fonttien käyttämistä, koska tämä tekee sähköpostisi lukemisen vaikeammaksi.

Sähköposti etiketti sääntö # 3

Tehdä varmista, että sähköposti lähetetään asianomaiselle vastaanottajalle. Lääketieteellisessä toimistossa olevat tiedot, jotka liittyvät erityisesti potilastietoihin, olisi jaettava vain tietopohjaan. Pidä myös mielessä, että ihmiset voivat pitää niitä merkityksettöminä olevia tietoja "roskapostina".

älä keskustella henkilökohtaisista ja luottamuksellisista tiedoista tai liitä potilastiedostoja sähköpostitse. Käytä potilastilien numeroita tai lääketietueiden numeroita neuvomaan jonkun tarkistamaan tiliä. Tietosi on huomattava siellä.

Sähköposti etiketti sääntö # 4

Tehdä vastaamaan ammatillisiin sähköpostiviesteihin 24 tunnin kuluessa, kun se on mahdollista. Jos tämä ei anna sinulle riittävästi aikaa, ainakin vastaa siihen, että olet saanut sähköpostiviestin, ja saat takaisin niihin mahdollisimman pian.

älä vastata roskapostiin tai pyyntöjä tilata / peruuttaa. Tämä synnyttää vain enemmän roskapostia, joka tuhoaa yrityksesi sähköpostin.

Sähköposti etiketti sääntö # 5

Tehdä pidä tunteet pois sähköpostista. Ole kohtelias ja ammattimainen. Tiedä, kuka voi olla epävirallinen, kun on kulunut riittävästi aikaa rakentaa tämäntyyppisiä suhteita.

älä sano mitään sähköpostissa, jonka saatat pahoillani myöhemmin. Ole varovainen, kun lähetät tai vastaatte viesteissä olevaan sähköpostiviestiin. Älä koskaan tee henkilökohtaisia ​​kommentteja toisesta henkilöstä, tee kommentteja, jotka loukkaavat jotakuta tai sanoisit mitä ette sanoisi henkilökohtaisesti.

Sähköposti etiketti sääntö # 6

Tehdä pitää huumoria, vitsejä ja ironiaa mahdollisimman vähän. Aikomukset ovat usein "kadoksissa käännöksessä" sähköpostissa ja ihmiset eivät ehkä aina saa vitsi. Ajattele sitä vastaanottajan näkökulmasta.

älä lähettää, välittää tai vastata ketjuihin. On epäammattimainen käyttäytyminen ja jotkut katsovat tämän roskapostiksi. Muista, että lähetettävän sisällön tulee kuvastaa lääketieteellisen toimiston odotettua kuvaa ja ammattitaitoa.